Varslingsrutiner

Rutiner for varsling i Bjørg Fjell AS (Bjørg Fjell)

Bjørg Fjell skal ha et godt og åpent ytringsklima 

I Bjørg Fjell skal det være et godt og åpent ytringsklima hvor ansatte som et ledd i den ordinære virksomheten kan ta opp vanskelige forhold, kritikk og uenighet uten frykt for negative reaksjoner. Åpenhet, innsyn og rom for kritikk er grunnleggende for kvalitetssikring og utvikling av virksomheten i Bjørg Fjell.

Varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten!

Hvis du mener at det foreligger kritikkverdige forhold som ikke håndteres tilfredsstillende gjennom den alminnelige interne kommunikasjonen i selskapet, oppfordrer vi deg til å varsle om dette på en slik måte som disse rutinene beskriver.

Varsling er viktig for Bjørg Fjell og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Ansatte som er villige til å varsle er en ressurs for selskapet.

I enkelte situasjoner kan du ha plikt til å varsle:

  • Dersom du blir kjent med at det foreligger feil og mangler som kan medføre fare for liv og helse og du selv ikke kan rette på forholdet
  • Dersom du blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen
  • Dersom du blir skadet i arbeidet eller pådrar deg sykdom som du mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet
  • Brudd på lover og regler
  • Brudd på virksomhetens etiske retningslinjer
  • Svikt i sikkerhetsrutiner
  • Arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav, for eksempel mobbing og trakassering, rusmisbruk, diskriminering eller dårlig arbeidsmiljø
  • Korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
  • Fare for liv eller helse
  • Brudd på andre interne regler eller retningslinjer
  • har saklig grunnlag for kritikken
  • var i god tro om de faktiske kritikkverdige
  • forholdene
  • Øverste ledelse i selskapet
  • Verneombudet
  • Arbeidsmiljøutvalget
  • Offentlig tilsyn og myndigheter
  • Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes
  • Selskapet skal gi tilbakemelding til varsleren om at varselet er mottatt. Tilbakemelding gis innen to dager etter mottak.
  • Varslerens identitet er en fortrolig opplysning
  • Undersøkelser skal settes i gang så raskt som mulig og senest en uke etter at varselet er mottatt.
  • Undersøkelsene skal foretas av en uhildet person eller gruppe; enten internt i selskapet eller eksternt
  • Den som varsler skal ivaretas på en god måte og skal ikke gjengjeldes mot
  • Den eller de det varsles om har krav på rettssikkerhet, herunder skal den eller de det varsles om gjøres kjent med varselet, få anledning til å gi sin versjon av saken og gis umiddelbar beskjed når saken er ferdig behandlet; uansett utfallet av saken.
  • Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Du bør så langt det er mulig, undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig.
  • Er intern varsling eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet hensiktsmessig?
  • Har allmennheten og/eller andre utenfor virksomheten en berettiget interesse i å få vite om forholdene?

 

Arbeidsmiljøloven har regler om varsling

Arbeidsmiljøloven har regler som gir deg som ansatt rett til å varsle om kritikkverdige forhold, og som forbyr gjengjeldelse mot deg når du med en forsvarlig fremgangsmåte har varslet om et kritikkverdig forhold.  Se nærmere om bestemmelsene her. Du vil alltid anses å ha varslet på en forsvarlig måte hvis du varsler i samsvar med denne rutinen, eller hvis du varsler til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

Hva er varsling?

Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Typiske kritikkverdige forhold det bør varsles om er:

 

Et forhold er ikke i seg selv "kritikkverdig" selv om det er uenighet om det internt eller selv om ansatte kan oppleve det som ubehagelig. I forarbeidene til lovgivningen sies det følgende: "Hva som er kritikkverdig bør fortolkes i lys av at forholdene normalt bør ha en viss allmenn interesse før arbeidstaker kan gå ut med dem. Forhold som arbeidstaker mener er kritikkverdige ut fra egen politisk eller etisk overbevisning omfattes dermed ikke av bestemmelsen."

Hvordan varsler du forsvarlig?

 

For at varslingen skal være forsvarlig, stilles det krav til

at du som arbeidstaker:

 

 

Selskapet har opprettet en egen mailadresse som du kan sende varselet til: varslingskanal@bjorgfjell.no.

Det vil også alltid være forsvarlig å varsle til følgende:

 

Du bør utforme et varsel skriftlig.  En e-post anses for å være skriftlig. Det er viktig at du i varselet tydelig angir at du varsler i henhold til denne rutinen og i henhold til arbeidsmiljølovens kapittel 2A. Dette gjelder uavhengig om du sender varselet ditt til varslingskanal@bjorgfjell.no, øverste ledelse eller andre.

 

Vi oppfordrer deg til å varsle med fullt navn, da dette vil gjøre det enklere for selskapet å undersøke saken. Du har imidlertid også mulighet til å varsle anonymt. Du bestemmer selv hvordan du går frem for å varsle anonymt, men ett alternativ er å sende et usignert brev og et annet alternativ er å sende varselet fra en anonym mailadresse.

 

Hvem kan varsle?

 

Alle som er ansatt i Bjørg Fjell kan varsle i henhold til denne rutinen. I tillegg har alle som er innleid til Bjørg Fjell varsle i henhold til denne rutinen. Med innleid menes en person som har sitt formelle ansettelsesforhold hos en annen arbeidsgiver, men som jobber under instruksjon og ledelse av Bjørg Fjell.

 

Hva gjør selskapet når et varsel er mottatt?

Følgende prinsipper skal alltid gjelde for selskapets håndtering av varsler:

 

For øvrig vil håndtering av et varsel avhenge av hva varselet handler om. Hvis du varsler om alvorlig kriminalitet vil selskapet som hovedregel kontakte politiet og anmode om at saken etterforskes, med mindre selskapet er av den oppfatning at varselet først bør undersøkes nærmere for å kartlegge faktum. I så fall vil saken undersøkes enten internt eller eksternt.

 

Hvis du varsler om mobbing, trakassering eller brudd på arbeidsmiljøet vil selskapet først utpeke en person, gruppe eller ekstern part som får i ansvar å kartlegge faktum. Undersøkelsen skal gjennomføres av en uhildet person. Med andre ord skal undersøkelsen ikke gjennomføres av en person som enten selv er utpekt som den som mobber/trakasserer eller som står i et underordnet forhold til den som påstås å mobbe/trakassere. Den som undersøker faktum vil gjennomføre samtaler med personer som det er relevant å snakke med. Det skal som hovedregel utarbeides referater fra disse samtalene. Den som undersøker vil vurdere om det er nødvendig å be om skriftlig dokumentasjon eller gjøre innsyn i epost. Den som undersøker skal også sørge for at alminnelige prinsipper om kontradiksjon ivaretas. Basert på den undersøkelsen av faktum som er foretatt vil den som undersøker konkludere med om det foreligger mobbing, trakassering eller brudd på arbeidsmiljøet og anbefale videre tiltak.  

 

Kan jeg varsle til media, på sosiale medier eller på annen måte til allmennheten?

Forsvarlighetskravet er strengere hvis du velger å varsle til allmennheten. Grunnen til at kravet er strengere er at slike varslinger har et mye større skadepotensial enn intern varsling eller varsling til myndigheter. Du bør derfor alltid å forsøke å varsle internt i virksomheten eller til tilsyns- eller offentlige myndigheter før du eventuelt varsler til

allmennheten.

 

Dersom du velger å varsle til allmennheten, vurder

følgende tre forhold spesielt nøye:

 

Du skal ikke utsettes for gjengjeldelse hvis du varsler

Det fremgår av loven at arbeidsgiver ikke kan utsette deg for gjengjeldelse dersom du varsler på en forsvarlig måte. Det samme gjelder hvis du har gitt til kjenne at retten til å varsle vil bli brukt. Med gjengjeldelse menes enhver ugunstig behandling som kan ses som en følge av og en reaksjon på varsling. Forbudet utelukker imidlertid ikke at arbeidsgiver kommer med motytringer.