Redegjørelse etter Åpenhetsloven

I denne redegjørelsen beskriver vi Bjørg Fjell AS’ arbeid med slike aktsomhetsvurderinger for perioden 1. juli 2022 til 31. desember 2022 i hht ÅL §5. Videre beskrives hvordan dette er forankret og fremmet i interne retningslinjer, rutiner og varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative innvirkninger på blant annet menneskerettigheter og arbeidsforhold.

I tråd med dette gjennomfører vi aktsomhetsvurderinger både internt i Bjørg Fjell og overfor våre leverandører. Ansvarligheten er forankret hos styret og i våre retningslinjer.

Om selskapets virksomhet

Bjørg Fjell AS er et solid norskeid familieselskap, hvor morselskapet er Bjørg Fjell Gruppen. Datterselskap er Bjørg Fjell Administrasjon. Redegjørelsen gjelder både morselskap og datterselskap.

Vår virksomhet er innen rekruttering og utleie av arbeidskraft. Vi jobber kontinuerlig med å sikre at grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold ivaretas.

I Bjørg Fjell jobber er vi vårt samfunnsansvar bevisst og jobber i henhold til etiske retningslinjer som forplikter våre egne ansatte og vi ønsker videre å sikre at våre leverandører av varer og tjenester forplikter seg i samme omfang. Målene for å unngå og forebygge skade utdypes og ivaretas og inngår som en naturlig fortsettelse av Bjørg Fjells allerede pågående arbeid med kvalitetssikring som også sikrer vår etterlevelse av ÅL. Ansvarligheten er forankret i virksomhetens retningslinjer og rutiner.

Intern aktsomhetsvurdering

Risikopunkter

For vår virksomhet vil risikopunktene i all hovedsak være knyttet til arbeidsforholdene våre ansatte har med oss og videre som utleide ute hos oppdragsgivere. Dette ansvaret har vi alltid vært oss bevisst og har over tid utarbeidet rutiner og systemer for å fange opp eventuelle negative hendelser, for så å iverksette adekvate tiltak umiddelbart. Nedenfor gir vi en innføring i hvordan vi jobber for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og at våre ansatte alltid har anstendige arbeidsforhold.

Overordnet om BFs rutiner, kvalitetssikring og styringssystemer

BF utvikler og oppdaterer kontinuerlig styrings- og sikkerhetssystemene. Disse sikrer konfidensialitet og sikker oppbevaring av sensitiv informasjon, samt etterlevelse av AML, Internkontrollforskriften og personvern/GDPR. Revidert Arbeidsgiver – NHO – skreddersydd CRM-system

Bjørg Fjell er sertifisert og godkjent under ordningen Revidert Arbeidsgiver. En frivillig ordning initiert og forvaltet av NHO Service og Handel. Dette bekrefter at vi etterlever sentrale prinsipper i Arbeidsmiljøloven (AML) og opptrer som en seriøs og profesjonell arbeidsgiver.

For å ivareta våre utleide medarbeidere følger vi opp de definerte områdene i ordningen generelt. Når det gjelder sikkerhet spesielt følger vi rutinene beskrevet i HMS-kartlegging og HMS-ansvar avklart ansvar mellom oppdragsgiver og oss. Dette sikrer anstendige arbeidsforhold

Følgende åtte områder blir revidert:

• Arbeidsavtaler/kontrakt (oppdateres kontinuerlig i hht de til enhver tid gjeldende lover og regler)
• HMS-kartlegging (som bl.a. også beskrives i Internkontrollforskriften)
• HMS-ansvar avklart mellom bemanningsselskap og kunde (Internkontrollforskriften)
• Arbeidstid og lønn
• Håndtering av lønnsplikt
• Sykepenger
• Oppfølging av sykmeldt
• Stillingsvern når oppdraget avsluttes til avtalt tid

Under hvert punkt er det lagt inn alle relevante dokumenter/skjemaer og hvor man finner eventuell tilleggsinformasjon og/eller linker. Dette ligger både på fellesområdet for alle ansatte og i tillegg i perm på kontorene både i Oslo, Drammen og Trondheim.

Rutiner for varsling

Via vårt CRM-system vil mulige avvik (eks. arbeidstid) bli synlig på forsiden til kandidaten i rød skrift.  For å ivareta dette ytterligere og følge opp, har vi utviklet en avviksprosedyre med tilhørende avvikslogg, hvor vi noterer avvik/lukking av avvik.

ESPD – Det Europeiske egenerklæringsskjema

Bjørg Fjell AS leverer tilbud på off. anbud. Her bekrefter vi etterlevelse i henhold til ESPD-skjema som dekker alle EUs krav til korrekt forretningsførsel, miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold.

Personvern

I forbindelse med GDPR, er vi i rute med hensyn til oppdatering av interne rutiner. Vi legger vekt på etterlevelse av Lov om personvern fra 2018 med hensyn til behandling av personopplysninger og vi er vårt ansvar bevisst som Databehandler av Personopplysninger på vegne av Behandlingsansvarlig.

RA-ordningen kvalitetssikrer våre prosedyrer og CRM-systemet sørger for av dekking av eventuelle avvik og fullstendig dokumenterbar historisk sporbarhet.

Kort om CRM-systemet

Bjørg Fjell har i mange år brukt et dynamisk CRM-system hvor alle kunder og alle kandidater blir registrert via komplette og integrerte prosesser. I tett samarbeid med leverandøren har vi vært med på å utarbeide systemer og rutiner som ivaretar de spesielle forhold som gjelder både med hensyn til GDPR, Lov om personvern og Revidert Arbeidsgiver – RA-ordningen. Dette innebærer blant annet prosedyrer for oppfølging av den utleide medarbeiders arbeids- og hviletid og sikrings av Likebehandlingsprinsippet angående vikarens arbeidsforhold og lønn. For eksempel vil brudd på overtidsbestemmelsene umiddelbart synliggjøres i systemet og adekvate tiltak iverksatt.

Systemet har en omfattende CRM-funksjonalitet med god portal og kommunikasjonsløsning opp mot kunder og medarbeidere. Dette sikrer blant annet ordrestyring, timefangst (varsling ved for mye overtid mm), faktura (EHF, epost, print) og ferdig lønnsgrunnlag. Skalerbart og tilpasset våre behov i forhold til størrelse og antall kontorer. Sikker lagring av informasjon og dokumenter med endringslogg. Systemet er nettbasert og har ingen lokal serverdrift, men derimot kundeservice og support.

Ekstern aktsomhetsvurdering

Prosessen gjelder ikke bare virksomheten selv, men også forhold den bidrar/medvirker til og forhold den er knyttet til gjennom forretningspartnere, leverandører og underleverandører. Bjørg Fjell har ingen forretningspartnere, i ca 10 leverandører som er nært knyttet til oss og totalt ca 30 (som kontorrekvisita ol). Ingen underleverandører.

I tråd med dette arbeidet er vi nå i ferd med å implementere rutiner for innhenting av informasjon på vesentlige punkter i loven også fra våre leverandører. Systematisk innhenting av denne informasjonen vil bli gjort via egne skjemaer som er under utarbeidelse.

Vi vil synliggjøre en forventning om ansvarlig opptreden fra våre leverandører og vil vektlegge hovedforpliktelsene i loven som er å utføre aktsomhetsvurderinger som går ut på å

1. avdekke og vurdere om leverandøren er bevisst det ansvaret den har
2. bli kjent med leverandørens påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
3. gi tilbakemeldinger for å redusere faktisk eller mulig negativ påvirkning
4. følge med på om tiltakene virker
5. informere om tiltak og hvordan de virker
6. sørge for gjenoppretting der eventuell skade er skjedd

Svar på henvendelser med henvisning til Åpenhetsloven etter § 6.

Kontakt:

sentralbord@bjorgfjell.no

Godkjent av Styret